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Título
Text copied to clipboard!Asistente de Secretario
Descripción
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Estamos buscando un Asistente de Secretario altamente organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de proporcionar apoyo administrativo y operativo al secretario principal, asegurando el correcto funcionamiento de las tareas diarias de la oficina. Entre sus funciones principales se encuentran la gestión de agendas, la coordinación de reuniones, la redacción de documentos y la atención de llamadas y correspondencia. Además, deberá mantener archivos actualizados, preparar informes y colaborar en la organización de eventos internos y externos.
El Asistente de Secretario será el enlace entre el secretario y otros departamentos, facilitando la comunicación y el flujo de información. Se espera que tenga habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita, así como una actitud profesional y discreta. La capacidad para manejar información confidencial y resolver problemas de manera eficiente es fundamental para este puesto.
El candidato seleccionado deberá demostrar dominio de herramientas ofimáticas, capacidad para priorizar tareas y adaptarse a cambios en un entorno dinámico. Se valorará la experiencia previa en puestos similares y el conocimiento de procedimientos administrativos. El Asistente de Secretario también participará en la elaboración de actas, la gestión de viajes y la coordinación de actividades administrativas diversas.
Ofrecemos un ambiente de trabajo colaborativo, oportunidades de desarrollo profesional y la posibilidad de adquirir experiencia en el área administrativa. Si eres una persona organizada, con atención al detalle y habilidades interpersonales, te invitamos a postularte para formar parte de nuestro equipo.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar la agenda y coordinar reuniones del secretario.
- Redactar y revisar documentos, informes y correspondencia.
- Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos.
- Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
- Preparar actas y reportes de reuniones.
- Coordinar viajes y logística de eventos.
- Apoyar en la organización de actividades internas y externas.
- Facilitar la comunicación entre departamentos.
- Supervisar el cumplimiento de plazos administrativos.
- Realizar tareas administrativas generales según se requiera.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título de bachillerato o formación equivalente.
- Experiencia previa en puestos administrativos o de asistencia.
- Dominio de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint).
- Habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Capacidad de organización y gestión del tiempo.
- Discreción y manejo de información confidencial.
- Proactividad y capacidad para resolver problemas.
- Atención al detalle y precisión en el trabajo.
- Disponibilidad para trabajar en equipo.
- Flexibilidad para adaptarse a cambios y nuevas tareas.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuál es su experiencia previa en asistencia administrativa?
- ¿Cómo maneja la organización de agendas y reuniones?
- ¿Qué herramientas ofimáticas domina?
- ¿Ha trabajado con información confidencial anteriormente?
- ¿Cómo prioriza sus tareas diarias?
- ¿Está dispuesto(a) a colaborar en la organización de eventos?
- ¿Qué haría ante un conflicto de horarios en la agenda?
- ¿Cómo se comunica con diferentes departamentos?
- ¿Tiene experiencia en la redacción de actas o informes?
- ¿Está disponible para realizar tareas adicionales si es necesario?
